Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Entwurf, Stand 05.11.2026. Dieser Text wird noch rechtlich geprüft. Platzhalter stehen in [eckigen Klammern].
Zwischen dem Betrieb (Verantwortlicher) und der PurposeFrame GmbH, Hattinger Straße 305, 44795 Bochum (Auftragsverarbeiter). Er gilt mit dem Anlegen des Betriebs in Frieda und endet mit der Löschung des Kontos.
1. Gegenstand und Dauer
PurposeFrame stellt die Software Frieda bereit. Dabei verarbeitet PurposeFrame personenbezogene Daten, die der Betrieb in Frieda speichert. Der Vertrag läuft so lange wie die Nutzung von Frieda.
2. Art der Daten und betroffene Personen
- Betroffene: Kunden und Ansprechpartner des Betriebs, Mitarbeiter des Betriebs.
- Daten: Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Termine und Einsatzorte, Projekte, Angebote, Rechnungen, Zahlungsstand, Fotos von Belegen und Baustellen, Inhalte von E-Mails mit Kunden, Gespräche mit Frieda.
- Keine besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO vorgesehen. Der Betrieb gibt solche Daten nicht ein.
3. Weisungen
PurposeFrame verarbeitet die Daten nur nach Weisung des Betriebs. Die Weisung ist die Nutzung von Frieda selbst: Was der Betrieb in Frieda auslöst, führt Frieda aus. Hält PurposeFrame eine Weisung für rechtswidrig, sagt PurposeFrame das dem Betrieb.
4. Vertraulichkeit
Wer bei PurposeFrame Zugriff auf Daten hat, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff gibt es nur, wenn er für Betrieb, Fehlersuche oder Support nötig ist.
5. Technische und organisatorische Maßnahmen (Anlage 1)
- Hosting in Frankfurt am Main, Verbindungen nur verschlüsselt (HTTPS).
- Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten. Die Rollen Inhaber, Büro und Monteur haben unterschiedliche Rechte.
- Anmeldung per Einmal-Link, Admin-Zugang nur mit Passkey.
- Stündliche Datensicherung.
- Fertige Rechnungen sind gegen Ändern und Löschen gesperrt.
- KI-Anbieter dürfen Daten nicht speichern oder zum Training nutzen.
- Unerwartete Fehler melden sich automatisch bei PurposeFrame.
- [wird ergänzt]
6. Unterauftragsverarbeiter (Anlage 2)
Der Betrieb stimmt den folgenden Unterauftragsverarbeitern zu. Neue meldet PurposeFrame vorher in der App, der Betrieb kann innerhalb von 14 Tagen widersprechen.
| Unterauftragsverarbeiter | Leistung | Ort |
|---|---|---|
| Fly.io, Inc. | Hosting, Datenbank | Frankfurt (DE) |
| OpenRouter, Inc. | Vermittlung der KI-Anfragen | USA |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure) | Sprachmodell | EU |
| Google Cloud EMEA Ltd. (Vertex AI) | Belegfotos lesen | EU |
| Mistral AI SAS | Spracherkennung, Vorlesen | EU; Live-Vorschau beim Diktat (Zusatz, nur auf Wunsch) über den weltweiten Server |
| ElevenLabs | Vorlesen (Paket VIP) | [prüfen] |
| E-Mail-Agent (eigener Dienst der PurposeFrame GmbH, kein weiterer Unterauftragsverarbeiter) | Postfach des Betriebs | Frankfurt (DE), bei Fly.io |
7. Unterstützung
PurposeFrame hilft dem Betrieb, Anfragen von Betroffenen zu beantworten (Auskunft, Berichtigung, Löschung). Vieles kann der Betrieb selbst in Frieda erledigen. Bei einer Datenpanne informiert PurposeFrame den Betrieb unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden.
8. Löschen und Rückgabe
Nach dem Ende löscht PurposeFrame alle Daten des Betriebs nach 30 Tagen, auf Wunsch sofort. Vorher kann der Betrieb seine Belege mit dem Steuer-Export herunterladen. Daten in Sicherungen verschwinden mit deren Ablauf, spätestens nach 14 Tagen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen, 10 Jahre) erfüllt der Betrieb selbst.
9. Kontrollen
PurposeFrame gibt dem Betrieb auf Anfrage die Informationen, die er zum Nachweis braucht. Prüfungen vor Ort nach Absprache, mit angemessener Vorlaufzeit.